Ewidencja i dokumentacja zabytków jest jednym z wyjściowych działań podejmowanych w ochronie zabytków. Zasadniczym celem ewidencji konserwatorskiej jest zebranie i opracowanie informacji o obiektach zabytkowych, koniecznych do sprawowania opieki i ochrony konserwatorskiej nad zabytkami oraz prowadzenia prac naukowych i badawczych.
Podstawową dokumentacją dla obiektów zabytkowych jest „Karta ewidencyjna zabytków architektury i budownictwa”, zwana „kartą białą”. Wykonywana jest ona dla obiektów o charakterze dzieł sztuki, o cechach indywidualnych tworów artystycznych, stąd zabytkowe budowle powszechnie występujące w naszej przestrzeni, jak domy mieszkalne - często nie mają takiego opracowania. Dotyczy to także obiektów małej architektury i większości detalu architektonicznego (jak np. elementy kowalskie, tynkarskie, snycerskie) oraz stolarki architektonicznej czy ogrodzenia, zachowanych w obiektach o niewielkich walorach artystycznych, o znaczeniu jedynie kulturowym, jak wiejskie chałupy czy małomiasteczkowe domy i kamienice.
Zachowane w nich detale, w większości pochodzące z przełomu XIX/XX w., były wytworami typowymi i masowymi. Jednak obserwowane bogactwo elementów, upływający czas od ich powstania, oraz fakt ich gwałtownego zatracania w trakcie modernizacji domów, skłoniło pracowników Biura Dokumentacji Zabytków w Szczecinie do podjęcia problemu dokumentacji zabytkowego detalu architektonicznego.
Doceniając walory detalu i jego rolę „estetyzacji” skromnego zwykle budownictwa mieszkalnego, w BDZ wypracowano własny typ dokumentacji, określając go jako „Kartę Detalu i Elementu Architektonicznego”. Opracowany został model uwzględniający specyfikę różnorodnych elementów detalu i umożliwiający jak najpełniejsze ich udokumentowanie.
W karcie umieszcza się materiały ilustracyjne - fotograficzne i graficzne oraz tekstowe – jak opis konstrukcji, dekoracji i stanu zachowania. Karty opracowywane są w wersji tradycyjnej i elektronicznej.
Karta Detalu umożliwia udokumentowanie różnego rodzaju elementów - w zasobach BDZ znajdują się opracowania dotyczące np.: stolarki architektonicznej okiennej, drzwiowej i bramnej, witryn, portali, obramień okien, witraży, werand, balkonów, loggi, ale i chorągiewek wietrznych, posadzek, ogrodzeń, pieców kaflowych, polichromii wewnętrznych.
Prace nad tworzeniem zbioru kart ewidencyjnych rozpoczęto w 2000 roku. Pierwszym etapem było zebranie materiału podczas badań terenowych.
Rozpoznanie zasobu rozpoczęto od miasta Moryń w gm. Chojna, gdzie zinwentaryzowano zabytkową stolarkę drzwiową i wrota przejazdów bramnych, dla których opracowano karty. W kolejnych latach wykonano m.in. dokumentację dla Dobrej (pow. łobeski), Trzcińska Zdroju, Dobrzan, Międzyzdrojów, Rewala, Nowego Warpna, Mieszkowic, Sławna, Stepnicy, Trzebieży, Lisiego Pola, Słowina. Wykonano także karty dla pojedynczych obiektów pochodzących z terenu całego województwa zachodniopomorskiego.
Do dnia dzisiejszego zgromadzono materiał dotyczący ok. 1400 zabytkowych detali architektonicznych, stolarek i małej architektury z terenu województwa zachodniopomorskiego.
Ewidencja detalu architektonicznego jest działaniem dokumentacyjnym, pozostającym do dyspozycji wąskiego kręgu odbiorców. Chcąc przyczynić się do jego fizycznego zachowania, należy podejmować próby przekonania właścicieli budynków, mieszkańców, zarządców o wartości tego typu wytworów lokalnego rzemiosła. Takim celom mają służyć organizowane przez Biuro wystawy fotograficzne, przygotowane we współpracy z lokalnymi władzami samorządowymi, np. dla miasta Trzebiatowa i miejscowości gminy Rewal. Fotografie zebrane zostały na plakatach tematycznych, które w Trzebiatowie eksponowano w hallu Urzędu Miasta, postery dotyczące gminy Rewal – w Muzeum w Niechorzu. Zebrane ujęcia, dotyczące czasem niedostrzeganych elementów, nawet dla mieszkańców bywały zagadką. Dla właścicieli budynków, z których zamieszczono zdjęcia, było to pewnym wyróżnieniem, a czasem uświadomieniem wartości niedostrzeganego piękna.